1. Obligation de Rendre Compte

Tous les employés sont responsables de maintenir et de protéger l’information personnelle à laquelle ils ont accès. À ces fins, on entend par « information personnelle » l’information concernant une personne identifiable. Elle comprend l’information que les clients ont fournie aux Compagnies ou l’information qui a été recueillie par les Compagnies à même d’autres sources, sur consentement. L’information comprend des détails comme le nom et l’adresse, l’âge, le sexe et l’état matrimonial, les numéros d’identification, y compris les numéros de carte de crédit ou de certificat ainsi que la profession.

Les Compagnies ont des politiques et des procédures rigoureuses pour protéger l’information personnelle et des personnes responsables sont désignées pour surveiller la conformité des Compagnies.

Les Compagnies ont un agent de la protection de la vie privée qui surveille la gouvernance relative à la protection de la vie privée, y compris la politique de confidentialité ainsi que les politiques connexes relatives au règlement des différends, à la formation et à la communication. L’agent de la protection de la vie privée relève de la haute direction et du conseil d’administration. On peut le contacter à l’adresse suivante :

Agent de la protection de la vie privée
Compagnie d’assurance-vie Première du Canada
Compagnie d’assurances générales Legacy
80 Tiverton Court, 5e étage
Markham, Ontario L3R 0G4
1-888-968-4155

2. Identification du But

Lorsqu’une personne devient un client de la CAVPC ou de la CAGL ou lorsqu’elle présente une demande relative à d’autres produits et services, les Compagnies demandent à la personne en question de fournir l’information personnelle aux fins opérationnelles suivantes :

3. Consentement

Lorsqu’un particulier présente une demande portant sur un nouveau produit ou service, les Compagnies exigent de la personne en question son consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer son information personnelle. Le consentement peut être oral ou écrit, exprès (par exemple, pour fournir des renseignements personnels sur une formule de demande ou durant un appel de télémarketing ou un appel d’arrivée) ou implicite (par exemple, ne pas retirer le consentement à une certaine utilisation de l’information personnelle, le cas échéant).

Un client peut, à tout moment, retirer son consentement aussi longtemps que :

4. Limitation de la Collecte d’Information

Les Compagnies recueillent l’information dont elles ont besoin uniquement aux fins professionnelles. Les Compagnies peuvent demander aux clients de fournir les renseignements personnels suivants :

Un particulier peut choisir de ne pas fournir aux Compagnies certains renseignements dans certaines situations. Toutefois, si la personne fait ce choix, les Compagnies peuvent ne pas être en mesure de lui fournir le produit, le service ou l’information qu’elle demande.

Les Compagnies peuvent surveiller ou enregistrer les appels téléphoniques d’arrivée ou de sortie avec leurs clients afin d’assurer une protection mutuelle (par exemple, pour s’assurer que les instructions soient exécutées, pour documenter les divulgations nécessaires qui ont été effectuées et pour s’assurer du maintien des normes de qualité dans les appels de service auprès de la clientèle).

Les Compagnies veillent à ce que les clients soient informés des objectifs mentionnés ci-dessus lorsqu’ils présentent des demandes relatives aux produits ou services offerts par la CAVPC ou la CAGL. S’il y a un nouveau but concernant l’utilisation de l’information personnelle du client, les Compagnies demanderont le consentement en conséquence.

5. Limitation de l’Utilisation, la Divulgation et la Conservation

Les Compagnies utiliseront l’information personnelle uniquement aux fins auxquelles elles ont été initialement recueillies (à savoir l’évaluation de l’admissibilité à l’assurance, l’administration de l’assurance, y compris les enquêtes menées sur les sinistres et l’évaluation des sinistres, la création et la mise à jour des dossiers). Les Compagnies ne vendent pas ni ne donnent les listes des clients à d’autres compagnies pour leur propre usage; toutefois, si la CAVPC ou la CAGL obtiennent des listes de clients d’autres organismes, les Compagnies exigent des organismes de confirmer leur conformité à toutes les lois pertinentes relatives à la protection de la vie privée et applicables à la CAVPC et la CAGL. Les Compagnies ne partagent l’information personnelle avec aucune société connexe ou affiliée à des fins de marketing sans consentement.

Les Compagnies peuvent utiliser les fournisseurs de services pour fournir des services en leur nom, notamment le traitement des données et l’administration. Ces fournisseurs de services recevront uniquement l’information nécessaire pour effectuer ces services. La CAVPC et la CAGL ont des contrats en place avec les fournisseurs de services et exigent d’eux les mêmes normes élevées en matière de confidentialité applicables à la CAVPC et la CAGL. Dans certains cas, les fournisseurs de services peuvent être situés à l’extérieur du Canada et sont assujettis aux lois de la juridiction territoriale dans laquelle ils se trouvent. On peut obtenir de plus amples renseignements sur l’utilisation par les Compagnies de fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada en contactant l’agent de la protection de la vie privée des Compagnies au 1-888-968-4155.

L’information personnelle peut être divulguée aux autorités légales ou réglementaires en cas d’activités suspectes de blanchiment d’argent, de financement terroriste, d’activités criminelles, de détection ou de prévention de fraude ou lorsqu’il est question de se conformer à des exigences légales ou réglementaires (par exemple, conformément à une ordonnance de la cour). Si les Compagnies divulguent l’information personnelle pour l’une de ces raisons, elles conserveront un dossier indiquant ce dont il s’agit, la date, la raison et le destinataire de l’information divulguée.

En vertu des lois provinciales et fédérales, les Compagnies peuvent aussi être tenues d’aviser le commissaire à la protection de la vie privée fédéral ou provincial de tout incident portant sur la perte ou l’accès non autorisé à l’information personnelle ou la divulgation de celle-ci.

La CAVPC et la CAGL ont des politiques en place qui régissent la conservation de l’information personnelle. Plus précisément, les Compagnies conservent l’information personnelle aussi longtemps que celle-ci répond à l’objectif fixé ou comme la loi le prévoit.

6. Exactitude

La CAVPC et la CAGL sont déterminés à l’exactitude de l’information personnelle de leurs clients et veillent à ce qu’elle soit complète et à jour.
Si un client découvre des inexactitudes dans les données des Compagnies ou s’il découvre qu’il y a des modifications non autorisées dans leurs renseignements personnels, il devrait en aviser la CAVPC et la CAGL immédiatement pour s’assurer de la correction des modifications. Si les Compagnies n’acceptent pas d’apporter les modifications demandées, le client peut contester la décision en contactant l’agent de la protection de la vie privée des Compagnies.

7. Mesures de Protection Appropriées

L’information personnelle des clients est en sécurité lorsqu’elle est confiée à la CAVPC et la CAGL, peu importe le format dans lequel elle est conservée. Les Compagnies ont des contrôles de sécurité complets pour assurer une protection contre l’utilisation, l’accès, la modification, la reproduction, la destruction, la divulgation, la perte ou le vol non autorisés de renseignements personnels.

Les Compagnies ont mis en place des mesures de protection physiques, électroniques et procédurales pour protéger l’information personnelle des clients, notamment un accès limité au traitement de l’information et aux zones de stockage, un accès limité à l’information pertinente par les employés autorisés seulement, l’utilisation de mots de passe, de barrières de sécurité et un chiffrement de l’information transmise par voie électronique, l’utilisation d’un verrouillage sécuritaire sur les classeurs et les portes et le retrait immédiat des documents des imprimantes des Compagnies.

La CAVPC et la CAGL ont mis en place des ententes et des contrôles avec des fournisseurs de services tiers exigeant que toute information qui leur est fournie soit protégée et utilisée uniquement dans le but unique de fournir les services que les Compagnies leur ont demandés.

8. Ouverture

La politique de confidentialité de la CAVPC et de la CAGL ainsi que toutes les autres politiques et pratiques relatives à la gestion de l’information personnelle sont mises à la disposition des clients. Les Compagnies peuvent à l’occasion apporter des changements à la politique de confidentialité. On peut consulter la politique de confidentialité la plus récente à www.canadianpremier.ca en appuyant sur le lien relatif à la protection de la vie privée, situé au bas de la page.

9. Accès

Si un client souhaite examiner ou vérifier son information personnelle ou voir à qui celle-ci a été divulguée, il peut présenter une demande en ce sens à l’agent de la protection de la vie privée des Compagnies. Les Compagnies peuvent exiger une information particulière du client afin de mener une recherche et fournir l’information personnelle à la partie qui en fait la demande.

Il peut y avoir des circonstances où la CAVPC ou la CAGL peuvent être incapables de divulguer certains renseignements personnels qui ont été recueillis relativement à un client particulier. Le cas échéant, la CAVPC et la CAGL fourniront à la partie qui en fait la demande les motifs justifiant le refus, conformément à la loi.

10. Plaintes

Une personne peut présenter une plainte à l’agent de la protection de la vie privée des Compagnies au sujet de la conformité à la politique de confidentialité. L’agent de la protection de la vie privée mène une enquête exhaustive sur toutes les plaintes et informe sans délai le plaignant de l’issue de l’enquête. Si une personne souhaite poursuivre davantage sa plainte en matière de confidentialité, elle peut communiquer avec le :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Place de Ville, Tour B, 3e étage
112, rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Téléphone : 1 800 282-1376
Télécopieur : (613) 947-6850

Si d’autres détails sont nécessaires pour clarifier la politique des Compagnies en matière de plaintes, veuillez consulter leurs politiques relatives aux plaintes.

Engagement de la CAVPC et de la CAGL
Les Compagnies sont reconnaissantes de l’occasion qui leur est donnée d’aider les clients dans leurs besoins d’assurance. Gagner et garder la confiance des clients est au cœur de leurs activités. Les Compagnies sont déterminées à respecter et protéger le caractère privé et la confidentialité de l’information personnelle que les clients leur confient. Il est important que les clients comprennent quels renseignements les Compagnies recueillent, comment elles les utilisent et à qui ces renseignements peuvent être divulgués.