Votre vie privée, notre priorité
La présente politique de protection de la vie privée énonce les dix principes suivants :
1. Responsabilité
Tous nos employés ont la responsabilité de conserver et de protéger les renseignements personnels auxquels ils ont accès. Aux fins du présent document, le terme « renseignements personnels » s’entend des renseignements au sujet d’une personne identifiable. Ils comprennent les renseignements que vous nous avez fournis ou que nous avons recueillis auprès d’autres sources avec votre consentement. Ils comprennent également votre nom, votre adresse, votre âge, votre genre, votre état civil, vos numéros d’identification, y compris votre numéro de carte de crédit ou de certificat, et votre profession.
Nous avons mis en place des politiques et des procédures rigoureuses pour protéger les renseignements personnels et désigné des personnes au sein de nos compagnies qui ont la responsabilité d’assurer le suivi de notre conformité.
Au sein de Securian Canada, un Chef de la protection de la vie privée supervise la gouvernance de la protection de la vie privée, y compris de la présente politique et des politiques connexes, du règlement des différends, de la formation, des communications et de la production de rapports à l’intention de notre haute direction et du comité d’audit et de révision. Vous pouvez communiquer avec le Chef de la protection de la vie privée en utilisant les coordonnées suivantes :
John Burns
Chef de la protection de la vie privée
La Compagnie d’assurance-vie Première du Canada
La Compagnie d’assurances générales Première du Canada
1400-25 avenue Sheppard Ouest
Toronto (Ontario) M2N 6S6
Adresse courriel : privacy.officer@securiancanada.ca
2. Détermination des fins de la collecte des renseignements
Lorsque vous devenez client de Securian Canada, ou que vous demandez à obtenir des produits ou des services additionnels, nous vous demandons vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- la vérification de votre identité et la protection contre la fraude;
- la détermination de la pertinence de nos produits et de nos services pour vos besoins;
- la détermination de votre admissibilité à nos produits et à nos services et leur offre;
- la mise en place et la gestion des produits et des services demandés;
- la conformité aux exigences juridiques et réglementaires.
3. Consentement
Lorsque vous demandez un nouveau produit ou service, nous vous demandons votre consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels. Le consentement peut être oral ou écrit, explicite (par exemple, en fournissant vos renseignements personnels sur un formulaire de candidature ou lors d'un appel téléphonique) ou implicite (par exemple, en ne retirant pas votre consentement à une certaine utilisation de vos renseignements personnels lorsque vous avez la possibilité de le faire).
Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à condition que :
- vous donnez un préavis raisonnable;
- nous ne sommes pas légalement tenus de collecter, d'utiliser ou de divulguer vos renseignements; et
- le retrait de votre consentement ne nous empêche pas d'exécuter le contrat qui nous lie à vous.
4. Limiter la collecte
Nous ne recueillons que les renseignements dont nous avons besoin aux fins précisées. Nous pouvons vous demander de fournir les renseignements personnels suivants :
- Vos renseignements médicaux, qui sont nécessaires pour certains de nos produits d'assurance afin de nous assurer que vous y avez droit
- Vos informations de contact telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone ou votre adresse courriel
Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir certaines informations dans certaines situations. Toutefois, si vous faites ce choix, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir le produit, le service ou l'information que vous demandez.
Nous pouvons surveiller ou enregistrer nos appels téléphoniques entrants ou sortants avec vous pour notre protection mutuelle (par exemple, pour nous assurer que vos instructions sont exécutées, pour documenter que nous vous avons fait les divulgations requises et pour nous assurer que les normes de qualité des appels de service à la clientèle sont maintenues).
Nous veillerons à ce que vous soyez informé des finalités énumérées ci-dessus lorsque vous solliciterez l'un de nos produits ou services. Si une nouvelle finalité d'utilisation de vos renseignements personnels se dessine, nous vous demanderons votre consentement.
5. Limitation de l'utilisation, divulgation et conservation
Nous n'utiliserons ou ne divulguerons vos renseignements personnels que pour la ou les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous ne vendons ni ne donnons de listes de nos clients à d'autres entreprises pour leur propre usage et, si nous obtenons des listes de clients d'autres organisations, nous demandons à ces dernières de confirmer qu'elles respectent toutes les législations pertinentes en matière de protection de la vie privée. Nous ne partageons pas vos renseignements personnels avec des sociétés apparentées ou affiliées à des fins de marketing.
Nous pouvons faire appel à d'autres entreprises pour fournir des services en notre nom, tels que le traitement des données et l'administration. Elles ne recevront que les renseignements nécessaires à l'exécution de ces services. Nous avons mis en place des contrats qui obligent ces entreprises à respecter les mêmes normes élevées de protection de la confidentialité que celles qui nous régissent. Dans certains cas, ces autres entreprises peuvent être en dehors du Canada et peuvent être tenues de divulguer des informations aux autorités gouvernementales, aux régulateurs ou aux forces de l'ordre en vertu d'une ordonnance légale rendue dans ce pays.
Les renseignements personnels peuvent être communiqués aux autorités légales ou réglementaires en cas de soupçon de blanchiment d'argent ou d'activité criminelle, pour la détection ou la prévention de la fraude ou lorsque cela est nécessaire pour satisfaire aux exigences légales ou réglementaires des gouvernements, des autorités de régulation ou d'autres organismes d'autorégulation. D'autres raisons justifient la divulgation de renseignements personnels, notamment lorsque nous sommes légalement tenus de le faire (par exemple, en vertu d'une décision de justice). Si nous divulguons des renseignements personnels pour l'une de ces raisons, nous conservons une trace de la nature, de la date, de la raison et du destinataire de ces renseignements.
Nous avons mis en place des politiques régissant la conservation de vos renseignements personnels, de sorte qu'ils ne seront conservés que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif visé ou pendant la période légalement requise. Si les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous les détruisons en toute sécurité. La durée de conservation de vos renseignements personnels dépend du produit ou du service que nous vous fournissons et de la nature des renseignements.
6. Exactitude
Nous nous engageons à ce que vos renseignements personnels soient exacts, exhaustifs et à jour. Si vous constatez que nos données sont inexactes ou si vos renseignements personnels changent, veuillez nous aviser immédiatement afin que nous puissions apporter les changements nécessaires. Au besoin, nous ferons tous les efforts nécessaires pour aviser les autres organismes des modifications importantes apportées à vos renseignements personnels que nous avons pu leur avoir transmis. Si nous n’acceptons pas d’apporter les modifications que vous nous demandez, vous pouvez contester notre décision auprès du Chef de la protection de la vie privée.
7. Mesures de sécurité appropriées
Nous protégeons vos renseignements personnels, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés. Nous avons des contrôles de sécurité exhaustifs pour protéger vos renseignements personnels contre l’utilisation, l’accès, la modification, la copie, la destruction et la communication non autorisés et aussi contre la perte ou le vol.
Nous maintenons des mesures de sécurité matérielles, électroniques et procédurales pour protéger vos renseignements personnels. Ces mesures de sécurité incluent, entre autres, l’accès restreint à nos aires de traitement et de stockage des renseignements, un accès limité aux renseignements pertinents uniquement par les employés autorisés, l’utilisation de mots de passe et de pare-feu, le chiffrement des renseignements transmis électroniquement et l’utilisation de verrous sur les classeurs et les portes. De plus, tous les employés sont tenus de récupérer immédiatement de nos imprimantes les documents imprimés qui contiennent des renseignements personnels.
Nous avons conclu des ententes avec des fournisseurs tiers et avons mis en place des contrôles auprès de ces derniers qui exigent que les renseignements que nous leur communiquons soient protégés par des mesures de sécurité et soient utilisés uniquement aux fins de la prestation du service que nous leur demandons.
8. Transparence
Les clients peuvent consulter notre politique de protection de la vie privée et nos autres politiques et pratiques liées à la gestion des renseignements personnels. À l’occasion, nous pouvons apporter des modifications à la présente politique de protection de la vie privée et nous vous informerons des modifications, comme l’exige la loi. La politique de protection de la vie privée la plus récente est toujours disponible à l'adresse suivante : www.securiancanada.ca.
9. Accès aux renseignements personnels
Si vous souhaitez revoir ou vérifier vos renseignements personnels ou savoir à qui nous les avons communiqués, veuillez envoyer une demande à notre Chef de la protection de la vie privée. Il est possible que nous ayons besoin de vous demander des renseignements précis afin de procéder à la recherche et de vous fournir les renseignements que nous détenons à votre sujet. Dans certains cas, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir certains renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, si nous ne pouvons pas le faire, nous vous informerons de la ou des raisons, comme le permet la loi.
10. Plaintes
Vous pouvez déposer une plainte auprès de notre Chef de la protection de la vie privée en ce qui concerne la conformité à la politique de protection de la vie privée. Toutes les plaintes feront l’objet d’une enquête approfondie et nous vous informerons des conclusions de cette enquête. Si vous souhaitez porter votre plainte en ce qui concerne cette politique à une instance supérieure, veuillez communiquer avec l’organisme suivant :
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30 rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3
Sans frais : 1 800 282-1376
Téléphone : 819 994-5444
TTY : 819 994-6591
Télécopieur : 819 994-5424
Notre engagement envers vous
Nous sommes reconnaissants d’avoir l’occasion de vous aider à répondre à vos besoins d’assurance. Les efforts que nous déployons pour gagner et conserver votre confiance sont au cœur de nos activités. Nous nous engageons à respecter et à protéger votre vie privée et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous avez confiées. En tant que client de Securian Canada, vous pouvez faire des choix quant à la façon dont vos renseignements personnels peuvent être transmis. En tenant compte de ce point, nous vous encourageons à faire des choix qui nous permettront de vous offrir, de la meilleure façon qui soit, des produits et des services de qualité qui contribuent à répondre à vos besoins financiers et à atteindre vos objectifs financiers.
La présente politique de protection de la vie privée reflétera les modifications importantes apportées à nos politiques et à nos pratiques en matière de protection de la vie privée dans un délai raisonnable. Nous pouvons ajouter, modifier ou supprimer des sections de la politique de protection de la vie privée, au besoin.
